Kiedy aktywnie brać udział w spotkaniu biznesowym, a kiedy lepiej siedzieć cicho?

Bardzo często posiadanie umiejętności wyczucia, kiedy mamy odezwać się na spotkaniu biznesowym, a kiedy nie, prowadzi nas do budowania opinii o nas samych w oczach współpracowników, szefów, kolegów. W wielu organizacjach gotowość do  bycia liderem jest mierzona z perspektywy chęci aktywnego uczestniczenia właśnie w rozmowach. Prezentacje i wystąpienia publicznie nie przynoszą takiego efektu, gdyż nie są tak powszechne, jak codzienne, nawet krótkie zebrania.

Poniżej znajdziesz 3 strategie efektywnego udzielania się w rozmowach, ale też 3 ostrzeżenia, kiedy lepiej zachować ciszę. 

Kiedy aktywnie brać udział w spotkaniach biznesowych?

1. Miej „asy w rękawie” przygotowane z wyprzedzeniem

Nawet jeśli boisz się odzywać, masz kule w gardle, to przecież znasz temat spotkania z wyprzedzeniem oraz uczestników, którzy będą brali udział. Skoro posiadasz tą „tajemną” wiedzę, to przygotuj sobie z wyprzedzeniem kilka pytań, jakie możesz zadać. Zawsze przecież jest miejsce na pytania, które często jest okupowane ciszą, a niepotrzebnie. Dodatkowo wypisz swoje myśli, spostrzeżenia. Nie chodzi tutaj o to, żebyś wtrącał się po każdym zdaniu, ale daj sobie wyzwanie:

Od dziś na każdym spotkaniu odezwę się, chociaż raz, dam swój komentarz albo zadam pytanie.

Dużo da Ci właśnie to wcześniejsze przygotowanie. Prawdą jest, że ludzie wiedzą o tym i wykorzystują ten fakt w drodze do rozwoju swojej kariery zawodowej, nawet jeśli, nie mają za wiele logicznego do powiedzenia. Ile razy widziałeś „nowo upieczonego” menagera, z którym współpracowałeś i wiesz, że wiedzy za dużej nie ma, ale…na spotkaniach był zawsze aktywny i tego punktu nigdy nie omijał.

Skoro już wiesz jak to działa, to dlaczego sam tego nie wykorzystasz! Jeśli Ty dodatkowo jeszcze masz wiedzę, to będziesz miał przewagę nad tymi, co tylko chcą zrobić dobre wrażenie, a logiki brak.

2. Zadaj sobie pytanie „dlaczego Ty”

Zadaj sobie to pytanie przed każdym spotkaniem. Dlaczego jesteś na nie zaproszony, co organizator chce, abyś wniósł do niego, jaką wiedzą możesz się podzielić? Gdyby niczego od Ciebie nie oczekiwano, nie dostałbyś zaproszenia. Co Ty wnosisz, jako Ty do organizacji, do swojej pracy, jaka jest Twoja rola?

Odpowiadając na te pytania zobaczysz sam sens swojej pracy i tego, co robisz, zbudujesz zarazem swoją pewność siebie. Ale, co najważniejsze pozwoli to Tobie skonstruować konkretne punkty tematyczne dotyczące danego zagadnienia, a nie wyssane z palca „wyuczone na pamięć” z książek pojęcia powtarzane za każdym razem, których połowa nie rozumie, ale się do tego nie przyzna. Wygrasz tym, że Twój komentarz będzie tematyczny, konkretny i spójny.

3. Odczekaj, weź oddech, aby zbudować swoją pewność siebie

Odzywanie się na spotkaniach wymaga odwagi. Oczywiście, pracownicy, którzy robią to na co dzień, mają to „wytrenowane”, ale każdy zaczynał z tego samego pułapu. Możemy wrócić nawet do szkoły i odpytywania przy całej klasie. Chyba nikt z nas tego nie lubił. Owszem są osoby, które znajdowały w sobie z biegiem czasu takie cechy jak komunikatywność i otwartość i woleli egzaminy ustne od pisemnych, ale to wszystko wynikało z doświadczenia i praktyki.

Zanim się odezwiesz — weź głęboki oddech, zatrzymaj się na sekundę. To sprawi, że scentralizujesz swoje myśli, a ton głosu wyda się bardziej pewny i stanowczy. Nie chcesz przecież brzmieć jak listek wiejący na wietrze, cicho i niepewnie.

Czasami jednak warto powstrzymać się od komentarzy i pytań na spotkaniu biznesowym

1. Jeśli tylko próbujesz się popisać

Powyżej podałam już przykłady takich osób, których niestety jest w organizacjach bardzo dużo. Nie wnoszą nigdy nic sensownego do tematu, popisują się znajomością kilku słów i wyrażeń biznesowych, albo…angielskiego i to by było na tyle. Błyszczą na spotkaniach powtarzając w kółko to samo. Problem polega na tym, że ludzie bardzo szybko wyłapują takie osoby, przykleją im metkę i bardzo trudno później taką metkę odkleić. Taka opinia idzie za Tobą nie tylko w organizacji, ale i poza nią.

Dlatego, jeśli temat spotkania nie jest Ci zbyt dobrze znany, nie rozumiesz jeszcze założeń, to lepiej zrób notatki, dopytaj kolegi/koleżanki na koniec o jeden szczegół, który utknął Ci w głowie i doucz się, aby na następne spotkanie w tym konkretnym temacie już móc być w pełni przygotowanym.

2. Nie przejmuj kontroli, nie zagłuszaj innych

Ten punt jest dla osób, które nie tylko nie boją się odzywać, ale też robią to często i czasami świadomie, bądź nie, przejmując całe spotkanie. Jeśli jesteś taką osobą, to pamiętaj, że inni uczestnicy, znając Ciebie i Twoje zachowanie, nie będą się udzielać ani zadawać pytań.

Budowanie pozycji lidera nie polega na zagłuszaniu innych, a na pozwoleniu właśnie im w wypowiadaniu się, budowaniu ich kompetencji i ich rozwoju. Dawaj swoje wsparcie, pozwól na otwieranie się innym, prowadź za rękę i pomagaj, kiedy sytuacja tego wymaga. Jeśli wiesz, że w Twoim zespole jest specjalista w danej dziedzinie, która jest poruszana na spotkaniu, zabierz go ze sobą, zachęć do czynnego udziału. Wtedy będziesz prawdziwym liderem.

3. Jeśli Twój komentarz lepiej zostawić na spotkanie twarzą w twarz

Są sytuację, które lepiej omówić w pojedynkę, nie poruszać na forum na spotkaniu, ale także mailowo. Dziś mamy tendencje do naciskania ”reply all” przy odpowiadaniu na maile. Jednak zachęcam Cię, zanim to zrobisz, lub zanim skomentujesz uwagę kolegi/koleżanki na spotkaniu, zastanów się, czy Twój komentarz jest stosowny, czy nie lepiej omówić tego sam na sam. Nie będę podawać przykładów, bo na pewno masz ich wiele, być może nawet sam poczułeś się urażony, gdy ktoś na forum skomentował Twoją pracę, Twój pomysł w taki sposób, że mogłeś poczuć się urażony. Nie chodzi tutaj o nieporuszanie trudnych tematów, ale punktów bardziej odnoszących się emocjonalnie i behawioralnie do jednej osoby.

Jakie są Twoje pomysły na aktywne uczestniczenie w spotkaniach biznesowych? Masz swoje opracowane patenty? Podziel się.

Przeczytaj też o 5 korzyściach dobrej komunikacji w biznesie

Podobało się? Podziel się z innymi :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *